PEDOMAN ADMINISTRASI
IKATAN REMAJA MUHAMMADIYAH
BAB I
Nama, Maksud, dan Ruang Lingkup
Pasal 1
Nama
Tuntunan ini bernama Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah
Pasal 2
Maksud dan Tujuan
(1) Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah dimaksudkan untuk memberikan petunjuk demi kesamaan dan keragaman pengelolaan administrasi IRM dalam rangka menuju tertib organisasi.
(2) Pedoman Administrasi bertujuan untuk mengadakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanaan administrasi organisasi.
Pasal 3
Ruang Lingkup
Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah meliputi:
1. Administrasi Kesekretariatan/ketatausahaan
2. Administrasi Perbekalan
3. Administrasi Keanggotaan
4. Laporan Organisasi
5. Atribut Organisasi
6. Administrasi Keuangan
BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Pasal 4
(1) Yang dimaksud dengan kesekretariatan dalam hal ini adalah kegiatan/aktivitas organisasi yang berkaitan dengan ketatausahaan dan surat-menyurat organisasi.
(2) Administrasi kesekretariatan dapat dilakukan dengan sistem sentralisasi, maupun desentralisasi.
(3) Sistem sentralisasi apabila segala sesuatu yang menyangkut kegiatan ketatausahaan baik yang bersifat umum maupun bidang, ada pada satu tangan yakni sekretaris.
(4) Sistem desentralisasi yaitu sistem ketatausahaan yang dikelola oleh masing-masing bidang .
(5) Penggunaan sistem desentralisasi didasarii atas pertimbangan efektivitas dan efisiensi organisasi dengan mengingat jumlah personalia yang ada.
Pasal 5
Surat Menyurat
(1) Kode Surat
Kode surat IRM terdiri dari kode indeks berupa huruf dan angka yang mengkalisfikasikan surat berdasarkan jenis kepentingan surat, tujuan atau pihak yang dituju surat, Kode Indeks Wilayah, Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, nomor urut surat dalam suatu tahun, dan tahun surat tersebut dikeluarkan.
Contoh : A.1-IX/PW.IRM-025/2003
A : Kode untuk kalsifikasi jenis kepentingan surat.
1. : Kode kalsifikasi pihak yang dituju oleh Surat.
IX : Kode Indeks wilayah Institusi yang mengeluarkan surat
PW.IRM : Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat
025 : Nomor urut Surat dalam tahun surat ini dikeluarkan
2003 : tahun surat tersebut dikeluarkan
Catatan : Kode Indeks Wilayah tidak digunakan pada surat yang dikeluarkan oleh PP.IRM
(2) Kode Indeks Surat
A. Urusan Keorganisasian,
Meliputi: Permusyawaratan (sidang Pleno, sidang Harian, Sidang khusus, Konfrensi, muktamar dan lain sebagainya ), Acara/kegiatan (Seminar, Pelatihan , Perlombaan, Penelitian, kunjungan dan sebaginya), Laporan Aktifitas, Perlengkapan (tuntunan organisasi, hak milik organisasi dan sebaginya). Serta hal lain yang berkiatan dengan urusan keorganisasian.
Kode indeks surat urusan keorganisasian diklasifikasikan sebagai berikut :
A. Aktivitas Organisasi
A.1 Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah pihak Intern IRM dan Persyarikatan
A.2 Ditujukan kepada individu dan institusi dari pihak Ektern
(selain IRM dan Persyarikatan)
B. Urusan Personalia, Pimpinan dan Penghargaan
Meliputi: Keanggotaan (Pendaftaran, mutasi, skorsing, pemberhentian keanggotaan, alumnus dan lain sebagainya), pengangkatan (Pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian mandat dan lain sebagainya), Penghargaan (Pengaktan anggota kehormatan, piagam pengharagaan dan sebaginya) serta hal laian yang berkiatan dengan permasalahan persorangan, personalia, pimpinan maupun penghargaan.
Kode indeks surat urusan personalia, pimpinan dan pengharagaan diklasifikasikan sebagai berikut :
B. Urusan Personalia
B.1 Ditujukan kepada institusi atau pihak yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IRM dan Persyarikatan
B.2 Ditujukan kepada individu atau insitusi dari pihak Ektern (selain IRM dan Persyarikatan)
C. Urusan Keuangan,
Meliputi: Keungan/dana (Sumbangan, iuran, infak anggota/pimpinan, uang pangkal, donasi dan lain sebaginya), Hutang piutang (Hutang/tahihan piutang, Rekening Bnk/Giro Pos, Tabungan/Simpanan), Kerjasama dalam bidang keuangan dengan pihak patnership ekstern, Laporan keuangan dan hal laian yang berkiatan dengan laporan keuangan.
Kode indeks surat urusan keuqngan diklasifikasikan sebagai berikut :
C. Urusan Keuangan
C.1 Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IRM dan Persyarikatan
C.2 Ditujukan kepada individu atau intsitusi dari pihak Ektern (selain IRM dan Persyarikatan)
Catatan :
a. Jika undangan ditujukan ke Jabatan / Posisi yang bersifat intern, maka digunakan kode 1
b. Jika undangan ditujukan ke Nama individu sebagai pribadi, maka digunakan kode 2.
Contoh : A.1- IX/PW.IRM-007/2003
Keterangan : A.1 menunjukkan pokok surat yang berkenaan dengan Aktivitas Organisasi untuk tujuan Intern.
IX menunjukkan kode Pimpinan Wilayah (yang bersangkutan).
PW. IRM menunjukkan asal surat yang dibuat oleh PW yang bersangkutan.
007 menunjukkan Nomor urutan surat yang dikeluarkan.
2003 menunjukkan Tahun surat dengan Tahun Masehi.
D. Kode Indeks Surat berbentuk Khusus
Surat berbentuk khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada pencantuman nomor, lampiran dan hal di bagian kiri surat, maluinkan pecantuman jenis surat di bagian tengah dan digunakan untuk kepentingan tertentu, meliputi Surat Keputusan, Surat Instruksi, Surat mandat dan surat keterangan.
1. Surat Keputusan : Mendapat penambahan dengan nomor urut Surat Keputusan yang dikeluarkan dalam Tahun yang bersangkutan dan penambahan kode SK
(Contoh : 005-SK/B.1-IX/PW.IRM-008/2003)
2. Surat Instruksi : Mendapat Penambahan dengan nomor urut surat Instruksi yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan, dan penambahan Kode INS.
(Contoh : 005-INS/A.1-IX/PW.IRM-009/2003)
3. Surat Mandat : Mendapat penambahan dengan nomor urut Surat mandat yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan dan penambahan kode SM.
(Contoh : 005-SM/B.1-IX/PW.IRM-010/2003)
4. Surat Keterangan : Mendapat penambahan dengan nomor urut Surat Keterangan yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan., dan penambhan kode KET. (Surat keterngan berlaku juga untuk Syahadah dan piagam penghargaan)
(Contoh : 005-KET/B.1-IX/PW.IRM-011/2003)
(3) Kode Indeks Wilayah
Wilayah Nangroe Aceh Darussalam I
Wilayah Sumatera Utara II
Wilayah Sumatera Barat III
Wilayah Jambi IV
Wilayah Riau V
Wilayah Bengkulu VI
Wilayah Sumatera Selatan VII
Wilayah Lampung VIII
Wilayah DKI Jakarta IX
Wilayah Jawa Barat X
Wilayah Jawa Tengah XI
Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta XII
Wilayah Jawa Timur XIII
Wilayah Bali XIV
Wilayah NTB XV
Wilayah NTT XVI
Wilayah Kalimantan Barat XVII
Wilayah Kalimantan Tengah XVIII
Wilayah Kalimantan Selatan XIX
Wilayah Kalimantan Timur XX
Wilayah Sulawesi Uatara XXI
Wilayah Sulawesi Tengah XXII
Wilayah Sulawesi Selatan XXIII
Wilayah Maluiku XXIV
Wilayah Sulawesi selatan XXV
Wilayah Irian Jaya XXVI
Wilayah Maluku Utara XXVII
Wilayah Banten XXVIII
Wilayah Bangka Belitung XXIX
(4) Bagian surat resmi IRM
Untuk keseragaman surat resmi IRM maka perlu ada ketentuan mengenai bagian-bagian surat yang meliputi :
1. Kop/kepala surat
Terdiri dari : Tingkat dan nama organisasi, menggunakan bahasa Indonesia. Penggunaan bahasa inggris dapat digunakan dengan tidak menghilangkan Kop surat berbahasa Indonesia.
a. Pada bagian kiri sebelah atas sejajar dengan kepala surat dibuat gambar /logo IRM warna hijau
b. Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, kota kedudukan dan kode pos. dan dapat dicantumkan alamat Elektronik Mail (E-Mail)
2. Kalimat Basmallah
Ditulis di tengah-tengah surat. Kalimat Basmalah dapat ditulis dengan huruf arab atau menggunakan huruf latin.
3. Nomor surat , lampiran dan hal .
Ketiganya ditulis secara berurutan dari atas ke bawah pada pinggir kiri sedikit di bawah kalimat Basmallah.
Untuk Nomor Surat :
a. Setiap Nomor Surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.
b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif,
Misalnya : Kepada Yth. PW IRM se- Indonesia
Kepada Yth. PD IRM se- Kalimantan Timur
Untuk Lampiran Surat :
a. Secara umum lampiran tidak disertai kop surat.
b. Untuk Surat Keputusanpengangkatan Pimpinan, nama - nama susunan pengurus dcantumkan tidak dalam lampiran, melainkan masuk menjadi bagian dari isi Surat Keputusan.
4. Kota tempat surat dibuat disertai tanggal pembuatan surat.Tanggal pembuatan surat ada dua macam : bulan tahun Hijriah di bagian atas dan tahun miladiyah di bagian bawah.
5. Alamat Tujuan
Ditulis mulai dari pinggir kiri. Tiap surat berlaku untuk satu tujuan surat, kecuali yang bersifat kolektif.
Contoh : kepada Yth. PW. IRM DKI Jakarta (terpisah dengah kepada Yth. PW.IRM Jambi atau alamat lain).
Contoh surat tujuan kolektif : Kepada Yth. PW.IRM se- Indonesia (dapat digandakan sesuai dengan jumlah tujuan)
6. Salam Pembuka
Assalamu’alaikum wr.wb. ditulis dengan huruf arab ditengah-tengah/ dapat menggunakan huruf latin jika ditulis dg mesin tik.
7. Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata
kiri)
8. Semboyan IRM ” Nuun Walqolami wamaa yasthuruun” digunakan pada tiap surat IRM dan ditulis dengan huruf latin
9. Salam penutup
Wassalamu’alaikum wr. wb. ditulis dengan huruf arab di tengah-tengah/menggunakan huruf latin jika ditulis dg mesin tik
10. Penanggung jawab surat
Terdiri dari Ketua Umum, Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum, Sekretaris. Khusus untuk urusan keuangan selain Pemohonan dana, penaggung jawab surat adalah Ketua Umum/Ketua dan Bendahara Umum/ Wakil Bendahara
11. Nama Ketua Umum, Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum, Sekretraris atau dengan Bendahara Umum/Wakil Bendahara, ditulis di bawah nama diikuti dengan Nomor Baku Anggota (NBA)
12. Tembusan bila ada, ditulis di bawah bagian kiri.
13. Catatan, atau NB untuk tambahan dan atau nomor personal untuk konfirmasi surat dapat dituliskan di bagian paling bawah dan halaman paling akhir surat dengan phon atau jenis huruf cetak yang dibedakan dengan isi surat. Bila penulisan menggunkan mesin tik, pembedaan huruf diolakukan dengan garis bawah.
14. Kertas untuk surat resmi berwarna putih ( HVS) dengan tulisan kop surat berwarna hijau satu warna.
15. Surat-surat biasa cukup ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum atau sekertaris sedangkan untuk urusan keuangan ditandatangani oleh Ketua Umum atau ketua dan Bendahara Umum/Wakil Bendahara (sesuai dengan hasil musyawarah Pimpinan yang ditetapkan dalam mekanisme kerja Pimpinan).
16. Tidak dibenarkan menggunakan titel kesarjanaan dalam pembuatan surat-surat IRM.
17. Ketentuan Surat Berbentuk Khusus
a. Surat berbentuk khusus adalah surat yang ditulis dengan format tersendiri dan dengan tujuan yang tertentu, serta kde indeks khusus. Antara lain : Surat Keputusan, Surat Instruksi, Surat Mandat, Surat Keterangan (Termasuk Syahadah dan Penghargaan).
b. Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi, Surat Mandat dan Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan hurup cetak kapital dan bergaris bawah.
c. Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.
d. Untuk Surat Keputusan dan Instruksi, dicantumkan inti atau tema surat tersebut dengan mencantumkan kata tentang. Sekaligus menjelaskan tujuan atau pihak yang dituju dalam surat.
Contoh :
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 005-SK/B.1-IX/PW.IRM-008/2003
Tentang :
Pengangkatan Pimpinan Daerah
Ikatan Remaja Muhammadiyah Jakarta Pusat
Periode 2002 - 2004
INSTRUKSI
Nomor : 005-INS/A.1-IX/PW.IRM-009/2003
Tentang :
Gerakan Syia’ar Milad 42 IRM
PD. IRM dan PC.IRM se- DKI Jakarta
e. Tidak mencantummkan jumlah satuan lampiran dalam surat. (Jika ada lampiran, akan dinyatakan dalam isi surat)
f. Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.
g. Tanggal surat diletakan di bagian akhir isi surat, sebelah kanan, diatas tanda tangan pejebat berwenang di bagian kanan. Dengan mencantumkan tempat dan waktu ditetapkannya surat tersebut.
Contoh :
Ditetapkan di: Jakarta
Tanggal : 12 Syawal 1423 H
Bertepatan dengan : 17 Desember 2002 M
h. Hal lain menyesuaikan dengan bentuk surat secara umum.
(5) Macam-macam surat
a. Menurut pokok isi/hal
- Surat Pemberitahuan
- Surat Instruksi/Perintah
- Surat Keputusan/Ketetapan
- Surat Panggilan
- Surat Perjanjian
- Surat Keterangan/Penghargaan/Syahadah
- Surat Pengantar
- Surat Mandat/Kuasa
- Surat Peringatan/Teguran
- Surat Pesanan
- Surat Undangan
- Surat Serah Terima , dll.
b. Menurut Wujudnya.
- Kartu Pos
- Surat Bersampul
- Surat Nota
c. Menurut Isi/Keamanannya
1. Sangat Rahasia (Vital)
Surat dengan tanda (V) ini adalah surat yang bernilai sejarah, ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, Pengangkatan, Hasil Penelitian, Perjanjian, dan sebagainya.
2. Rahasia (Penting )
Surat ini biasa ditandai (P) ialah surat yang benar-benar dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain.
Contoh: Peraturan-peraturan, perundang-undangan, pedoman, program kerja, naskah, dan sebagainya.
3. Biasa
Surat ini diberi kode (B) Adalah surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya kadang- kadang dibutuhkan. Biasa disimpan antara 2-3 saja.
Contoh: permohonan ceramah, undangan, dan surat lainnya.
d. Bahasa surat resmi
Bahasa surat IRM harus menggunakan bahasa yang sederhana, obyektif, dan mudah diterima/dipahami. Sedapat mungkin istilah asing digunakan jika diperlukan. Untuk tujuan luar negeri digunakan bahasa internasional (bahasa Inggris)
(6) Mekanisme proses jalannya surat
a. Surat Keluar
- Pembuatan Konsep
- Pengetikan
- Pemeriksaan/Penelitian
- Penadatanganan
- Penggandaan
- Pembubuhan cap/stempel organisasi
- Pelipatan surat (jika diperlukan)
- Penulisan dalam agenda surat keluar
- Penulisan dalam buku ekspedisi/Lembar Tanda Terima Surat dari Individu atau Institusi yang dituju.
- Pemasukan dalam amplop
- Penempelan dalam prangko (jika lewat pos)
- Penyimpanan arsip
- Pengiriman surat dengan cara:
o diantar sendiri,
o dengan Kurir/utusan,
o lewat pos/jasa pengiriman lainnya.
b. Surat masuk
- Surat masuk diterima bagian penerimaan surat masuk
- Masuk pada staf sekretaris
- Penelitian dan pembacaan surat
- Pemberian no agenda surat
- Pemberian disposisi (tindakan singkat tentang tindak lanjut surat)
- Pengarsipan sementara hinga waktu rapat.
- Bila tidak dapat menunggu rapat, surat diteruskan ke ketua umum atau sekretaris jenderal/sekretaris umum berdasarkan mekanisme kerja yang diatur oleh tiap pimpinan
- Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting) yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan oleh staff sekretaris.
- Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusann rapat
- Pemrosesan surat
- Pengarsipan surat
(7) Surat melaui Internet (Electronic Mail/ E- Mail)
Untuk efesiensi waktu, Surat yang bersifat informasi atau undangan dapat disampaikan melalui Internet atau E-mail, namun surat yang asli tetap harus disampaikan.
BAB III
ADMINISTRASI PERBEKALAN
Pasal 6
(1) Administrasi Perbekalan
Administrasi perbekalan adalah kegiatan atau aktifitas organisasi yang menyangkut bidang pengadaan barang-barang organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan termasuk kearsipan.
(2) Alat-alat perkantoran
Untuk melaksanakan kegiatan kantor diperlukan alat-alat antara lain:
- PC (Personal Computer), Scanner, Modem, Camera teleconfrence
- Mesin tulis dan stensil
- Pesawat telpon dan buku telpon
- Almari dan rak buku
- Meja dan kursi
- Jam dinding, Kalender, Peta
- Stempel dan bantalan
- Papan pengumuman / white board, Penghapus, Spidol, tinta
- Penggaris
- Pisau/cutter dan gunting
- Mesin hitung/kalkulator
- Pembuka kawat steples, Pelubang Kertas, Paper clips
- Map arsip/ordne
- Kertas, karbon,dsb.
- Lem kertas
- Buku-buku pedoman
- Stempel organisasi yang terdiri :
a. Stemple organisasi
b. Stemple cetakan
c. Stemple alamat
d. Stample agenda
e. Stample tanggal
f. Stempel tembusan
g. Stemple perangko berlangganan
h. Stemple leter
i. Stemple paraf Pimpinan (bila perlu)
- Ukuran stample :
Untuk keperluan tertentu selain surat dapat digunakan stempel dengan ukuran yang disesuaikan. (Contoh : Stample untuk Kwitansi dan atau KTA)
(3) Tata kearsipan
A. Tata Kerasipan
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang amat penting dalam kegiatan secretariat. Oleh karena itu harus dilakukan dengan baik, sehingga organisasi memiliki dokumen bersejarah dari generasi ke generasi.
Tata kearsipan dapat digunakan dengan system :
1. Berdasarkan Jenis Surat
Surat masuk dan keluar disimpan secara terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau nomor masuk pada surat yang diterima.
Penyimpanan (pengarsipan) dilakukan dengan nomor urut agenda.
2. Berdasarkan Asal Surat
Surat-surat yang masuk disimpan berdasar asal surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang mengirimkan. Misalnya dengan klasifikasi sebagai berikut :
a. Intern IRM (Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting)
b. Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelsi, Ortom lain, Lembaga amal usaha)\
c. Pemerintah dan Militer
d. Ormas/OKP, Parpol
e. dsb.
3. Berdasarkan Pokok isi/hal
Surat-surat disimpan menurut isi pokok surat, dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat tersebut, sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.
B. Peminjaman Arsip
Surat yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:
1. Mengajukan permohonan peminjaman.
2. Memperoleh persetujuan dari bagian arsip.
3. Pemberian batas waktu peminjaman arsip.
4. Pengembalian surat (arsip).
C. Penyusutan Arsip
1. Penyusutan Arsip
Untuk menghemat ruangan tempat penyimpanan arsip maka perlu ada penyusutan surat yang sudah tidak diperlukan lagi. Penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi pemakaian ruang arsip.
2. Obyek Penyusutan
Penyusutan dilakukan terhadap:
a. Arsip/warkat yang telah berusia 2 sampai 3 tahun lebih.
b. Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).
3. Cara Penyusutan
Penyusutan dilakukan dengan cara:
a. Penjilidan
b. Memusnahkan arsip (dibakar) bila tidak digunakan lagi.
4. Catatan : Arsip - Arsip Organisasi Tidak Boleh dijual
(4). Buku-buku Organisasi
Buku Tamu.
Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang.
Kolom-kolom yang terdiri dari:
1. Hari/tanggal
2. Waktu
3. Nama tamu
4. Alamat asal (rumah/kantor/instansi)
5. Ingin bertemu dengan
6. Tujuan kedatangan
7. Sudah ada perjanjian/belum
8. Paraf tamu
9. Keterangan lain (jika perlu)
Buku Agenda Surat
Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar. Bentuk dan formatnya berbentuk kolom - kolom yang terdiri dari :
1. Nomor (berdasar urutan dalam buku)
1. Nomor Agenda
2. Tanggal
3. Asal Surat (Untuk Surat Masuk)/Tujuan Surat (Untuk Surat Keluar)
4. Nomor Surat
5. Tanggal Surat
6. Hal/Pokok Isi Surat
Buku Sidang
Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh Pimpinan sidang.
Buku Notulen Sidang
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat hasil-hasil rapat/sidang. Kolom yang diperlukan antara lain:
1. Nomor urut
2. Pokok masalah yang dibicarakan
3. Pembahasan secara urut
4. Kesimpulan
5. Catatan/keterangan
Buku Presensi Rapat
Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir Pimpinan dalam setiap rapat/sidang. Sebelum kolom-kolom hendaknya dibuat/ditulis sbb:
Rapat ke :
Acara pokok :
Hari/tanggal :
Kemudian dibuat kolom-kolom yang terdiri dari:
1. Nomor urut
2. Nama Pimpinan (ditulis sebelum rapat dimulai)
3. Data yang dianggap perlu (Jabatan, Alamat, No Telephon dsb)
4. Paraf
Buku Presensi Harian/Piket
Adalah buku daftar hadir harian Pimpinan. Buku ini diisi setiap Pimpinan datang ke kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Kolom yang perlu untuk buku presensi harian :
1. Kolom nomor urut
2. Nama personil Pimpinan
3. Kolom tanggal yang dibuat dari tanggal 1 s.d 31
4. Kolom jumlah hadir pada tiap bulannya
5. Keterangan
Buku Ekspedisi
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Buku ekspedisi dapat digenati dengan lembar tanda terima surat dengan isi/muatan yang sama dengan buku ekspedisi)
Buku ekspedisi memuat kolom-kolom :
1. Nomor urut dalam buku
2. Tujuan
3. Nomor Surat
4. Tanggal Surat
5. Pokok Isi/Hal
6. Jumlah lampiran
7. Kontak Person
8. Tanggal Konfirmasi
9. Nama personal penerima surat
10. Paraf personal penerima surat
Buku Inventaris
Buku Data Base
Adalah buku yang memuat data yang diperlukan organisasi seperti :
1. Data pribadi personal Pimpinan
2. Data Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
3. Data jumlah anggota masing-masing
4. Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
5. Lain-lain yang diperlukan
Buku Catatan Kegiatan
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dibuat setidaknya satu bulan satu kali. Memuat kolom sebagai berikut :
1. Nomor urut
2. Tanggal/hari kegiatan
3. Kegiatan/nama kegiatan
4. Volume kegiatan (Jumlah Peserta, Pihak yang terlibat dsb)
5. Biaya kegiatan
6. Lokasi kegiatan
7. Keterangan
Buku Konsep
Adalah buku yang digunakan untuk membuat konsep-konsep surat yang akan dikirim.
Buku Piket
Buku yang digunakan untuk mencatat tugas-tugas piket.Terdiri dari kolom-kolom:
1. Nomor urut
2. Hari/tanggal/jam
3. Nama personil yang datang
4. Tugas-tugas yang dilakukan
5. Tugas-tugas yang belum dilakukan
6. Pesan-pesan
7. Paraf
Buku Feed Back
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat bukti pengembalian barang-barang yang dikirim.
BAB IV
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
Pasal 7
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan IRM. Termasuk dalam hal ini adalah pendataan anggota, herregistrasi dan pemilikan Kartu Tanda Anggota (KTA).
Pasal 8
Kartu Tanda Anggota
(1). Pembuatan/pengeluaran KTA
1. Kartu Tanda Anggota, baik anggota biasa maupun Pimpinan dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat
Kartu Tanda Anggota didistribusikan melaui Pimpinan Daerah yang bersangkutan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan daerah, maka hal itu diselenggarakan oleh Pimpinan diatasnya.
Khusus untuk Pimpinan Pusat, Wilayah dan Daerah Kartu Tanda Anggota didistribusikan melaui Pimpinan yang bersangkutan.
(2). Prosedur permohonan KTA IRM
Prosedur pemilikan/permohonan KTA diatur sebagai berikut :
1. Mengajukan permohonan kepada Pimpinan Pusat IRM atau Pimpinan Daerah IRM dilerngkapi:
a. Blangko permohonan KTA
b. Pas foto berwarna menghadap ke muka (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar.
c. Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Surat Pengantar dari Pimpinan Daerah IRM.(Untuk Anggota Biasa)
2. Permohonan KTA dapat dilakukan dengan cara:
a. Untuk Anggota biasa, Pimpinan Ranting dan Pimpinan Cabang, dikolektifkan oleh Pimpinan Daerah yang bersangkutan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan daerah, maka hal tersebut diselenggrakan oleh Pimpinan diatasnya.
b. Untuk Pimpinan Pusat, Wilayah dan Daerah dapat mengajukan secara pribadi dengan surat pengantar dari tingkat pimpinan yang bersangkutan atau dapat juga melaui kolektif.
(3). Penyediaan blangko Registrasi Anggota
1. Untuk anggota biasa, Pimpinan Ranting dan Pimpinan Cabang dibuat dan disediakan oleh Pimpinan daerah yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan data base yang diperlukan. Bila suatu daerah belum terdapat pimpinan daerah, maka hal tersebut diserlenggrakan oleh Pimpinan diatasnya.
2. Untuk Pimpinan Pusat, Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Daerah, balngko dibuat oleh tingkat pimpinan yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan data base yang diperlukan.
(4). Buku keanggotaan sementara/harian.
Buku anggota sementara/ harian digunakan sebagai pencatat anggota yang bersifat sementara sebelum diproses lebih lanjut dalam buku induk tetap kolom yang diperlukan antara lain :
1. Nomor urut
2. Nama
3. Asal Daerah (PD.IRM yang bersangkutan)
4. Kolom Chek list pengajuan kartu baru
5. Kolom Chek list pembaharuan kartu
6. Tempat/Tanggal lahir
7. Pendidikan
8. Alamat
9. Keterangan
(5) Buku induk anggota tetap
Buku induk tetap merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain :
1. Nomor Urut
2. Nomor Baku Anggota
3. Nama
4. Asal daerah (PD.IRM yang bersangkutan)
5. Tempat Tanggal lahir
6. Pendidikan
7. Alamat
8. Keterangan
(6) Kartu Tanda Anggota
Adalah tanda bukti bahwa seseorang telah menajadi anggota secara resmi menjadi anggota IRM.
(7) Arsip data anggota
Berkas data permohonan menjadi anggota IRM perlu dipelihara agar tetap baik dan dapat dijadikan dokumen bersejarah bagi organisasi, cara penyimpanan dapat silakukan dengan menjilid berkas - berkas tersebut agar tidak mudah rusak.
(8) Buku mutasi anggota
Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah yang lain diluar wilayah kepemimpinannya . Kolom Yang diperlukan antar lain :
1. Nomor urut
2. Nama
3. Tempat Tanggal lahir
4. Jabatan terakhir (Sebelum Mutasi)
5. Masa jabatan/keanggotaan (Sebelum mutasi)
6. Kota tujuan Mutasi
7. Alamat dan kontak person setelah mutasi
8. Keterangan
(9) Stempel KTA
Untuk stempel KTA diperlukan stempel kecil khusus untuk KTA. Stempel dibubuhkan pada sisi depan dan diusahakan menyentuh foto pemilik kTA . Kartu Tanda Anggota ditandatangani oleh ketua Umum dan Sekretaris Jenderal .
(10) Tambahan
Pemberhentian , skorsing anggota IRM, bila terjadi maka yang bersangkutan diberi keterangan ( nomor surat keputusan )
Pasal 9
Mutasi Pimpinan / Anggota
(1) Mutasi Pimpinan/Anggota
Mutasi Pimpinan / anggota adalah perubahan setatus Pimpinan/anggota baik status maupun status jabatan fungsional
(2) Macam - macam bentuk mutasi adalah :
1. Mutasi Domisili : perubahan status domisili Pimpinan/anggota dari suatu tempat ke tempat yang lain
2. Mutasi jabatan : perubahan status jabatan funsional pada tingkatan Pimpinan.
(3) Prosedur Mutasi
1. Mutasi Domisili
a. Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Ranting/Cabang/ Daerah atau wilayah asal mutasi
b. Pimpinan Ranting/Cabang/ Daerah atau wilayah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pimpinan IRM tujuan mutasi dan diatasnya.
c. Selanjutnya yang besangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IRM tujuan mutasi..
2. Mutasi Jabatan
Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan ditingkatnya kepada Pimpinan diatasnya.
BAB V
LAPORAN ORGANISASI
Pasal 10
Laporan Organisasi
(1) Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang dilaksanakan kepada Pimpinan di atasnya secara berkala.
(2) Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam sidang organisasi.
(3) Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut organisasi atau tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.
(4) Masing - masing tingkat kepemimpian membuat laporan pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum permusyawaratan tertinggi di tiap tingktan. Laporan tersebut setidaknya terdiri dari :
1. Pendahuluan
2. Kondisi Obyektif (memuat tentang kondisi yang menjadi latar belakan atau memberikan pengaruh terhadapa proses yang dilaporkan, baik secara internal maupun eksternal)
3. Keputusan Permusyawaratan terdahulu (Ikhtisar yang menjadi landasan hukum proses yang akan dilaporkan)
4. Konsep Dasar Program (penjelasan tentang kebijakan yang dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan/kekagagalan proses yang dilaporkan)
5. Pelaksanaan Program (Langkah – langkah yang dilakukan untuk melksanakan keputusan dan proses yang dilaporkan serta hal – hal yang tidak dapat dilaksanakan)
6. Problematika yang Dihadapi (berbagai persoalan yang terjadai dalam proses pelaksnaan keputusan/program sebagai evaluasi untuk diantisispasi di masa mendatang)
7. Saran
8. Penutup
BAB VI
ATRIBUT ORGANISASI
Pasal 11
Atribut organisasi IRM merupakan tanda / ciri khusus yang digunakan IRM dan berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku.
Pasal 12
Atribut Ikatan Remaja Muhammadiyah
1. Lambang organisasi Ikatan Remaja Muhammadiyah
2. Stempel/cap organisasi
3. Papan nama organisasi
4. Kartu tanda anggota
5. Bendera
6. Emblim/lencana
Jaket / jas
batik Nasional dan Batik Daerah
Pasal 13
Lambang
Lambang organisasi Ikatan Remaja Muhammadiyah memiliki ciri :
1. Bentuk : Segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi bentuk pena.
2. Ukuran : Satu berbanding dua
3. Warna : Kuning berarti keagungan , ketuhanan putih berarti kesucian, merah berarti keberanian
4. Isi : Ada lima jalur penurun. Tiga besar dan dua jalur kecil , jalur tengah, runcing di bawah berwarna kuning. Lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur kecil berwarna merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua jalur besar berwarna merah dengan lebar ¼ lebar perisai.
Gambar matahari bersinar ( jumlah 12 ) yang terletak ditengah ( sedikit agak keatas) perisai, merupakan lambang Muhammadiyah. Gambar matahari yang berwarna kuning yang menunjukan bahwa IRM adalah keluarga Muhammadiyah. Di tengah bulatan matahari terdapat gambar buku berarti pengetahuan. Atau bisa juga berarti Al-Qur’an yang suci ( putih) . warna hijau menunjukan agar ilmu yang didapatkan dapatt mempertebal iman. Di bawah bulatan matahari terdapat tulisan ayat Qur’an, surat Al Qalam : 1 yang berbunyi “nuun walqalami wamaa yasthuruun” (dalam tulisan arab) Artinya : demi pena apa yang dituliskannya. Tulisan Al-Qur’an tersebut ditulis dengan menggunakan huruf arab, warna hitam dan merupakan semboyan IRM. Huruf IRM berwarna merah dengan kontur hita. Merah berarti berani serta aktif menyampaiakan dakwak islam karena IRM mengemban tugas sebagai pelopor , pelangsung dan penyempurna amal usaha Muhammadiyah.
Pasal 14
Stempel / Cap
Stempel /Cap IRM mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :
1. Bentuk : Oval,tegak lurus vertical
2. Tinta : Biru
3. Ukuran : Garis tengah, tinggi ( panjang) 4,7 cm dan lebar 3,2Tulisan : Di tengah - tengah lingkaran dalam tertera lambang IRM dan diatasnya terdapat kode wilayah bersangkutan . lingkaran luar bagian atas tertulis “ Ikatan Remaja Muhammadiyah “ Lingkaran luar bagian bawah tertulis tingkatan organisasi bersangkutan : misal : Cabang Duren Sawit . Antara tulisan bagian atas ( IRM ) dengan tulisan bawah ( tingkat organisasi) dipisahkan dengan tanda * (bintang )
Pasal 15
Papan Nama
1. Bentuk : Empat persegi panjang, dengan perbandingan 4:3
2. Ukuran maksimum :
a. Tingkat Pusat:Nasional : 200 cm : 150 cm
b. Tingkat Wilayah:Propinsi : 180 cm : 135 cm
c. Tingkat Daerah:Kota/kabupaten : 160 cm : 120 cm
d. Tingkat Cabang:Kacamatan : 140 cm : 105 cm
e. Tingkat Ranting:Kelompok : 120 cm : 90 cm
3. Isi :
a. Lambang organisasi
b. Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup
c. Alamat lengkap organisasi
4. Warna : Warna dasar kuning telur, tulisan berwarna merah.
Pasal 16
Kartu Tanda Anggota
1. Bentuk : Empat persegi panjang
2. Ukuran : Panjang 9 cm dan lebar 6 cm
3. Warna : Dasar kuning muda, dengan tulisan hitam
4. Isi :
a. Muka Depan ;
- Lambang IRM di sebelah kiri atas.
- Sebelah atas tertera maksud dan tujuan IRM
- Di sebelah bawah agak ke kiri nama dan nomor baku anggota pemilik KTA dengan cetakan agak tebal
- Di sebelah kiri agak ke bawah ditempel pas foto ukuran 2x3 cm anggota yang bersangkutan.
- Batas berlakunya KTA
b. Belakang
- Di tengah bagian atas terdapa ulisan Karu anda Anggoa.
- Data pribadi anggota bersangkutan : Nama, tempat dan tanggal lahir, Nomor Baku Anggota, jabatan, Wilayah, Pendidikan dan alamat.
- tanda tangan ketua Umum dan Sekretrasi Jenderal berikut nama dan Nomor baku Anggota yang bersangkutan.
c. Di kedua muka (depan dan belakang) KTA dianjurkan ada tulisan Ikatan Remaja Muhammadiyah secara transparan (bayang-bayang).
Pasal 17
Bendera
1. Bentuk : Empat persegi panjang
2. Ukuran : Bendera : 120 cm x 90 cm, Lambang : 25 cm x 40 cm
3. Warna : Warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai dengan ketentuan.
4. Jarak tulisan : dari tepi kanan dan kiri : 10 cm
dari tepi atas bawah : 5 cm
dari lambang : 5 cm
5. Isi :
a. Lambang yang terletak di tengah-tengah
b. Tulisan “IKATAN REMAJA MUHAMMADIYAH” Di atas lambang
Pasal 18
Emblim (lencana) dan Bagde
(1). Emblim (lencana) adalah lambang Ikatan Remaja Muhammaediyah yang berbentuk sedemikian rupa, dengan ukuran garis tengah : tinggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam
(2). Bentuk Emblim, di tengah-tengahnya lambang IRM, dilingkari tulisan Ikatan Remaja Muhammadiyah, atau keluarga besar Ikatan Remaja Muhammadiyah dan pinggirnya diberi garis berwarna hitam.
(3). Bagde adalah lambang Ikatan Remaja Muhammadiyah yang berbentuk empat persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain : tinggi 12 cm dan lebar 8 cm dengan warna dasar kuning. Di tengah-tengah tertera gambar lambang IRM dengan ukuran tinggi 10 cm dan lbar 5,5 cm. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.
Pasal 19
Jas IRM
1. Pengertian : Adalah jas khas IRM yang berlaku bagi seluruh anggota dan Pimpinan IRM.
2. Warna jas : Kuning (seperti warna kuning pada bendera IRM)
3. Model : Berbentuk jas dengan
a. Krah : Terbuka
b. Bagian bawah : Setengah lingkaran
c. Bentuk saku : Luar tanpa tutup di bawah, kanan kiri.
d. Bentuk belakang: Tengah terbelah bawah.
4. Jenis kain : bahan celana
5. Bentuk Bagde : Bentuk lingkaran dengan bordir
6. Setelan bawah : Celana warna coklat tua
7. Pemakaian : Pada waktu acara resmi.
Pasal 20
Batik Nasional dan Batik Daerah
1. Pimpinan Pusat mengeluarkan batik untuk Irmawan dan Irmawati yang berlaku secara nasional dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Pusat.
2. Pimpinan Wilayah dapat mengeluarkan batik khas daerah yang berlaku untuk wilayahnya dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Wilayah yang bersangkutan dan dapat menjadi identitas wilayahnya masing – masing.
3. Batik Nasional dan Batik daerah dapat dipakai pada acara – acara aktifitas atau kegiatan IRM baik formal maupin semi formal dan atau menghadiri undangan – undangan dari organisasi lain seperti Diskusi, perjamuan dsb.
BAB VII
ADMINISTRASI KEUANGAN
Pedoman tentang administrasi keuangan dibuat dan disusun secara khusus dan tersendiri dalam Pedoman Adminsitrasi keuangan yang dibuat oleh Pimpinan Pusat Ikatan Remaja Muhammadiyah
BAB VIII
PENUTUP
(1). Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditentukan kemudian oleh Pimpinan Pusat.
(2). Pedoman ini berlaku setelah ditanfidzkan oleh Pimpinan Pusat Ikatan Remaja Muhammadiyah.
IKATAN REMAJA MUHAMMADIYAH
BAB I
Nama, Maksud, dan Ruang Lingkup
Pasal 1
Nama
Tuntunan ini bernama Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah
Pasal 2
Maksud dan Tujuan
(1) Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah dimaksudkan untuk memberikan petunjuk demi kesamaan dan keragaman pengelolaan administrasi IRM dalam rangka menuju tertib organisasi.
(2) Pedoman Administrasi bertujuan untuk mengadakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanaan administrasi organisasi.
Pasal 3
Ruang Lingkup
Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah meliputi:
1. Administrasi Kesekretariatan/ketatausahaan
2. Administrasi Perbekalan
3. Administrasi Keanggotaan
4. Laporan Organisasi
5. Atribut Organisasi
6. Administrasi Keuangan
BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Pasal 4
(1) Yang dimaksud dengan kesekretariatan dalam hal ini adalah kegiatan/aktivitas organisasi yang berkaitan dengan ketatausahaan dan surat-menyurat organisasi.
(2) Administrasi kesekretariatan dapat dilakukan dengan sistem sentralisasi, maupun desentralisasi.
(3) Sistem sentralisasi apabila segala sesuatu yang menyangkut kegiatan ketatausahaan baik yang bersifat umum maupun bidang, ada pada satu tangan yakni sekretaris.
(4) Sistem desentralisasi yaitu sistem ketatausahaan yang dikelola oleh masing-masing bidang .
(5) Penggunaan sistem desentralisasi didasarii atas pertimbangan efektivitas dan efisiensi organisasi dengan mengingat jumlah personalia yang ada.
Pasal 5
Surat Menyurat
(1) Kode Surat
Kode surat IRM terdiri dari kode indeks berupa huruf dan angka yang mengkalisfikasikan surat berdasarkan jenis kepentingan surat, tujuan atau pihak yang dituju surat, Kode Indeks Wilayah, Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, nomor urut surat dalam suatu tahun, dan tahun surat tersebut dikeluarkan.
Contoh : A.1-IX/PW.IRM-025/2003
A : Kode untuk kalsifikasi jenis kepentingan surat.
1. : Kode kalsifikasi pihak yang dituju oleh Surat.
IX : Kode Indeks wilayah Institusi yang mengeluarkan surat
PW.IRM : Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat
025 : Nomor urut Surat dalam tahun surat ini dikeluarkan
2003 : tahun surat tersebut dikeluarkan
Catatan : Kode Indeks Wilayah tidak digunakan pada surat yang dikeluarkan oleh PP.IRM
(2) Kode Indeks Surat
A. Urusan Keorganisasian,
Meliputi: Permusyawaratan (sidang Pleno, sidang Harian, Sidang khusus, Konfrensi, muktamar dan lain sebagainya ), Acara/kegiatan (Seminar, Pelatihan , Perlombaan, Penelitian, kunjungan dan sebaginya), Laporan Aktifitas, Perlengkapan (tuntunan organisasi, hak milik organisasi dan sebaginya). Serta hal lain yang berkiatan dengan urusan keorganisasian.
Kode indeks surat urusan keorganisasian diklasifikasikan sebagai berikut :
A. Aktivitas Organisasi
A.1 Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah pihak Intern IRM dan Persyarikatan
A.2 Ditujukan kepada individu dan institusi dari pihak Ektern
(selain IRM dan Persyarikatan)
B. Urusan Personalia, Pimpinan dan Penghargaan
Meliputi: Keanggotaan (Pendaftaran, mutasi, skorsing, pemberhentian keanggotaan, alumnus dan lain sebagainya), pengangkatan (Pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian mandat dan lain sebagainya), Penghargaan (Pengaktan anggota kehormatan, piagam pengharagaan dan sebaginya) serta hal laian yang berkiatan dengan permasalahan persorangan, personalia, pimpinan maupun penghargaan.
Kode indeks surat urusan personalia, pimpinan dan pengharagaan diklasifikasikan sebagai berikut :
B. Urusan Personalia
B.1 Ditujukan kepada institusi atau pihak yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IRM dan Persyarikatan
B.2 Ditujukan kepada individu atau insitusi dari pihak Ektern (selain IRM dan Persyarikatan)
C. Urusan Keuangan,
Meliputi: Keungan/dana (Sumbangan, iuran, infak anggota/pimpinan, uang pangkal, donasi dan lain sebaginya), Hutang piutang (Hutang/tahihan piutang, Rekening Bnk/Giro Pos, Tabungan/Simpanan), Kerjasama dalam bidang keuangan dengan pihak patnership ekstern, Laporan keuangan dan hal laian yang berkiatan dengan laporan keuangan.
Kode indeks surat urusan keuqngan diklasifikasikan sebagai berikut :
C. Urusan Keuangan
C.1 Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IRM dan Persyarikatan
C.2 Ditujukan kepada individu atau intsitusi dari pihak Ektern (selain IRM dan Persyarikatan)
Catatan :
a. Jika undangan ditujukan ke Jabatan / Posisi yang bersifat intern, maka digunakan kode 1
b. Jika undangan ditujukan ke Nama individu sebagai pribadi, maka digunakan kode 2.
Contoh : A.1- IX/PW.IRM-007/2003
Keterangan : A.1 menunjukkan pokok surat yang berkenaan dengan Aktivitas Organisasi untuk tujuan Intern.
IX menunjukkan kode Pimpinan Wilayah (yang bersangkutan).
PW. IRM menunjukkan asal surat yang dibuat oleh PW yang bersangkutan.
007 menunjukkan Nomor urutan surat yang dikeluarkan.
2003 menunjukkan Tahun surat dengan Tahun Masehi.
D. Kode Indeks Surat berbentuk Khusus
Surat berbentuk khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada pencantuman nomor, lampiran dan hal di bagian kiri surat, maluinkan pecantuman jenis surat di bagian tengah dan digunakan untuk kepentingan tertentu, meliputi Surat Keputusan, Surat Instruksi, Surat mandat dan surat keterangan.
1. Surat Keputusan : Mendapat penambahan dengan nomor urut Surat Keputusan yang dikeluarkan dalam Tahun yang bersangkutan dan penambahan kode SK
(Contoh : 005-SK/B.1-IX/PW.IRM-008/2003)
2. Surat Instruksi : Mendapat Penambahan dengan nomor urut surat Instruksi yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan, dan penambahan Kode INS.
(Contoh : 005-INS/A.1-IX/PW.IRM-009/2003)
3. Surat Mandat : Mendapat penambahan dengan nomor urut Surat mandat yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan dan penambahan kode SM.
(Contoh : 005-SM/B.1-IX/PW.IRM-010/2003)
4. Surat Keterangan : Mendapat penambahan dengan nomor urut Surat Keterangan yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan., dan penambhan kode KET. (Surat keterngan berlaku juga untuk Syahadah dan piagam penghargaan)
(Contoh : 005-KET/B.1-IX/PW.IRM-011/2003)
(3) Kode Indeks Wilayah
Wilayah Nangroe Aceh Darussalam I
Wilayah Sumatera Utara II
Wilayah Sumatera Barat III
Wilayah Jambi IV
Wilayah Riau V
Wilayah Bengkulu VI
Wilayah Sumatera Selatan VII
Wilayah Lampung VIII
Wilayah DKI Jakarta IX
Wilayah Jawa Barat X
Wilayah Jawa Tengah XI
Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta XII
Wilayah Jawa Timur XIII
Wilayah Bali XIV
Wilayah NTB XV
Wilayah NTT XVI
Wilayah Kalimantan Barat XVII
Wilayah Kalimantan Tengah XVIII
Wilayah Kalimantan Selatan XIX
Wilayah Kalimantan Timur XX
Wilayah Sulawesi Uatara XXI
Wilayah Sulawesi Tengah XXII
Wilayah Sulawesi Selatan XXIII
Wilayah Maluiku XXIV
Wilayah Sulawesi selatan XXV
Wilayah Irian Jaya XXVI
Wilayah Maluku Utara XXVII
Wilayah Banten XXVIII
Wilayah Bangka Belitung XXIX
(4) Bagian surat resmi IRM
Untuk keseragaman surat resmi IRM maka perlu ada ketentuan mengenai bagian-bagian surat yang meliputi :
1. Kop/kepala surat
Terdiri dari : Tingkat dan nama organisasi, menggunakan bahasa Indonesia. Penggunaan bahasa inggris dapat digunakan dengan tidak menghilangkan Kop surat berbahasa Indonesia.
a. Pada bagian kiri sebelah atas sejajar dengan kepala surat dibuat gambar /logo IRM warna hijau
b. Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, kota kedudukan dan kode pos. dan dapat dicantumkan alamat Elektronik Mail (E-Mail)
2. Kalimat Basmallah
Ditulis di tengah-tengah surat. Kalimat Basmalah dapat ditulis dengan huruf arab atau menggunakan huruf latin.
3. Nomor surat , lampiran dan hal .
Ketiganya ditulis secara berurutan dari atas ke bawah pada pinggir kiri sedikit di bawah kalimat Basmallah.
Untuk Nomor Surat :
a. Setiap Nomor Surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.
b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif,
Misalnya : Kepada Yth. PW IRM se- Indonesia
Kepada Yth. PD IRM se- Kalimantan Timur
Untuk Lampiran Surat :
a. Secara umum lampiran tidak disertai kop surat.
b. Untuk Surat Keputusanpengangkatan Pimpinan, nama - nama susunan pengurus dcantumkan tidak dalam lampiran, melainkan masuk menjadi bagian dari isi Surat Keputusan.
4. Kota tempat surat dibuat disertai tanggal pembuatan surat.Tanggal pembuatan surat ada dua macam : bulan tahun Hijriah di bagian atas dan tahun miladiyah di bagian bawah.
5. Alamat Tujuan
Ditulis mulai dari pinggir kiri. Tiap surat berlaku untuk satu tujuan surat, kecuali yang bersifat kolektif.
Contoh : kepada Yth. PW. IRM DKI Jakarta (terpisah dengah kepada Yth. PW.IRM Jambi atau alamat lain).
Contoh surat tujuan kolektif : Kepada Yth. PW.IRM se- Indonesia (dapat digandakan sesuai dengan jumlah tujuan)
6. Salam Pembuka
Assalamu’alaikum wr.wb. ditulis dengan huruf arab ditengah-tengah/ dapat menggunakan huruf latin jika ditulis dg mesin tik.
7. Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata
kiri)
8. Semboyan IRM ” Nuun Walqolami wamaa yasthuruun” digunakan pada tiap surat IRM dan ditulis dengan huruf latin
9. Salam penutup
Wassalamu’alaikum wr. wb. ditulis dengan huruf arab di tengah-tengah/menggunakan huruf latin jika ditulis dg mesin tik
10. Penanggung jawab surat
Terdiri dari Ketua Umum, Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum, Sekretaris. Khusus untuk urusan keuangan selain Pemohonan dana, penaggung jawab surat adalah Ketua Umum/Ketua dan Bendahara Umum/ Wakil Bendahara
11. Nama Ketua Umum, Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum, Sekretraris atau dengan Bendahara Umum/Wakil Bendahara, ditulis di bawah nama diikuti dengan Nomor Baku Anggota (NBA)
12. Tembusan bila ada, ditulis di bawah bagian kiri.
13. Catatan, atau NB untuk tambahan dan atau nomor personal untuk konfirmasi surat dapat dituliskan di bagian paling bawah dan halaman paling akhir surat dengan phon atau jenis huruf cetak yang dibedakan dengan isi surat. Bila penulisan menggunkan mesin tik, pembedaan huruf diolakukan dengan garis bawah.
14. Kertas untuk surat resmi berwarna putih ( HVS) dengan tulisan kop surat berwarna hijau satu warna.
15. Surat-surat biasa cukup ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum atau sekertaris sedangkan untuk urusan keuangan ditandatangani oleh Ketua Umum atau ketua dan Bendahara Umum/Wakil Bendahara (sesuai dengan hasil musyawarah Pimpinan yang ditetapkan dalam mekanisme kerja Pimpinan).
16. Tidak dibenarkan menggunakan titel kesarjanaan dalam pembuatan surat-surat IRM.
17. Ketentuan Surat Berbentuk Khusus
a. Surat berbentuk khusus adalah surat yang ditulis dengan format tersendiri dan dengan tujuan yang tertentu, serta kde indeks khusus. Antara lain : Surat Keputusan, Surat Instruksi, Surat Mandat, Surat Keterangan (Termasuk Syahadah dan Penghargaan).
b. Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi, Surat Mandat dan Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan hurup cetak kapital dan bergaris bawah.
c. Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.
d. Untuk Surat Keputusan dan Instruksi, dicantumkan inti atau tema surat tersebut dengan mencantumkan kata tentang. Sekaligus menjelaskan tujuan atau pihak yang dituju dalam surat.
Contoh :
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 005-SK/B.1-IX/PW.IRM-008/2003
Tentang :
Pengangkatan Pimpinan Daerah
Ikatan Remaja Muhammadiyah Jakarta Pusat
Periode 2002 - 2004
INSTRUKSI
Nomor : 005-INS/A.1-IX/PW.IRM-009/2003
Tentang :
Gerakan Syia’ar Milad 42 IRM
PD. IRM dan PC.IRM se- DKI Jakarta
e. Tidak mencantummkan jumlah satuan lampiran dalam surat. (Jika ada lampiran, akan dinyatakan dalam isi surat)
f. Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.
g. Tanggal surat diletakan di bagian akhir isi surat, sebelah kanan, diatas tanda tangan pejebat berwenang di bagian kanan. Dengan mencantumkan tempat dan waktu ditetapkannya surat tersebut.
Contoh :
Ditetapkan di: Jakarta
Tanggal : 12 Syawal 1423 H
Bertepatan dengan : 17 Desember 2002 M
h. Hal lain menyesuaikan dengan bentuk surat secara umum.
(5) Macam-macam surat
a. Menurut pokok isi/hal
- Surat Pemberitahuan
- Surat Instruksi/Perintah
- Surat Keputusan/Ketetapan
- Surat Panggilan
- Surat Perjanjian
- Surat Keterangan/Penghargaan/Syahadah
- Surat Pengantar
- Surat Mandat/Kuasa
- Surat Peringatan/Teguran
- Surat Pesanan
- Surat Undangan
- Surat Serah Terima , dll.
b. Menurut Wujudnya.
- Kartu Pos
- Surat Bersampul
- Surat Nota
c. Menurut Isi/Keamanannya
1. Sangat Rahasia (Vital)
Surat dengan tanda (V) ini adalah surat yang bernilai sejarah, ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, Pengangkatan, Hasil Penelitian, Perjanjian, dan sebagainya.
2. Rahasia (Penting )
Surat ini biasa ditandai (P) ialah surat yang benar-benar dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain.
Contoh: Peraturan-peraturan, perundang-undangan, pedoman, program kerja, naskah, dan sebagainya.
3. Biasa
Surat ini diberi kode (B) Adalah surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya kadang- kadang dibutuhkan. Biasa disimpan antara 2-3 saja.
Contoh: permohonan ceramah, undangan, dan surat lainnya.
d. Bahasa surat resmi
Bahasa surat IRM harus menggunakan bahasa yang sederhana, obyektif, dan mudah diterima/dipahami. Sedapat mungkin istilah asing digunakan jika diperlukan. Untuk tujuan luar negeri digunakan bahasa internasional (bahasa Inggris)
(6) Mekanisme proses jalannya surat
a. Surat Keluar
- Pembuatan Konsep
- Pengetikan
- Pemeriksaan/Penelitian
- Penadatanganan
- Penggandaan
- Pembubuhan cap/stempel organisasi
- Pelipatan surat (jika diperlukan)
- Penulisan dalam agenda surat keluar
- Penulisan dalam buku ekspedisi/Lembar Tanda Terima Surat dari Individu atau Institusi yang dituju.
- Pemasukan dalam amplop
- Penempelan dalam prangko (jika lewat pos)
- Penyimpanan arsip
- Pengiriman surat dengan cara:
o diantar sendiri,
o dengan Kurir/utusan,
o lewat pos/jasa pengiriman lainnya.
b. Surat masuk
- Surat masuk diterima bagian penerimaan surat masuk
- Masuk pada staf sekretaris
- Penelitian dan pembacaan surat
- Pemberian no agenda surat
- Pemberian disposisi (tindakan singkat tentang tindak lanjut surat)
- Pengarsipan sementara hinga waktu rapat.
- Bila tidak dapat menunggu rapat, surat diteruskan ke ketua umum atau sekretaris jenderal/sekretaris umum berdasarkan mekanisme kerja yang diatur oleh tiap pimpinan
- Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting) yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan oleh staff sekretaris.
- Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusann rapat
- Pemrosesan surat
- Pengarsipan surat
(7) Surat melaui Internet (Electronic Mail/ E- Mail)
Untuk efesiensi waktu, Surat yang bersifat informasi atau undangan dapat disampaikan melalui Internet atau E-mail, namun surat yang asli tetap harus disampaikan.
BAB III
ADMINISTRASI PERBEKALAN
Pasal 6
(1) Administrasi Perbekalan
Administrasi perbekalan adalah kegiatan atau aktifitas organisasi yang menyangkut bidang pengadaan barang-barang organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan termasuk kearsipan.
(2) Alat-alat perkantoran
Untuk melaksanakan kegiatan kantor diperlukan alat-alat antara lain:
- PC (Personal Computer), Scanner, Modem, Camera teleconfrence
- Mesin tulis dan stensil
- Pesawat telpon dan buku telpon
- Almari dan rak buku
- Meja dan kursi
- Jam dinding, Kalender, Peta
- Stempel dan bantalan
- Papan pengumuman / white board, Penghapus, Spidol, tinta
- Penggaris
- Pisau/cutter dan gunting
- Mesin hitung/kalkulator
- Pembuka kawat steples, Pelubang Kertas, Paper clips
- Map arsip/ordne
- Kertas, karbon,dsb.
- Lem kertas
- Buku-buku pedoman
- Stempel organisasi yang terdiri :
a. Stemple organisasi
b. Stemple cetakan
c. Stemple alamat
d. Stample agenda
e. Stample tanggal
f. Stempel tembusan
g. Stemple perangko berlangganan
h. Stemple leter
i. Stemple paraf Pimpinan (bila perlu)
- Ukuran stample :
Untuk keperluan tertentu selain surat dapat digunakan stempel dengan ukuran yang disesuaikan. (Contoh : Stample untuk Kwitansi dan atau KTA)
(3) Tata kearsipan
A. Tata Kerasipan
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang amat penting dalam kegiatan secretariat. Oleh karena itu harus dilakukan dengan baik, sehingga organisasi memiliki dokumen bersejarah dari generasi ke generasi.
Tata kearsipan dapat digunakan dengan system :
1. Berdasarkan Jenis Surat
Surat masuk dan keluar disimpan secara terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau nomor masuk pada surat yang diterima.
Penyimpanan (pengarsipan) dilakukan dengan nomor urut agenda.
2. Berdasarkan Asal Surat
Surat-surat yang masuk disimpan berdasar asal surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang mengirimkan. Misalnya dengan klasifikasi sebagai berikut :
a. Intern IRM (Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting)
b. Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelsi, Ortom lain, Lembaga amal usaha)\
c. Pemerintah dan Militer
d. Ormas/OKP, Parpol
e. dsb.
3. Berdasarkan Pokok isi/hal
Surat-surat disimpan menurut isi pokok surat, dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat tersebut, sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.
B. Peminjaman Arsip
Surat yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:
1. Mengajukan permohonan peminjaman.
2. Memperoleh persetujuan dari bagian arsip.
3. Pemberian batas waktu peminjaman arsip.
4. Pengembalian surat (arsip).
C. Penyusutan Arsip
1. Penyusutan Arsip
Untuk menghemat ruangan tempat penyimpanan arsip maka perlu ada penyusutan surat yang sudah tidak diperlukan lagi. Penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi pemakaian ruang arsip.
2. Obyek Penyusutan
Penyusutan dilakukan terhadap:
a. Arsip/warkat yang telah berusia 2 sampai 3 tahun lebih.
b. Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).
3. Cara Penyusutan
Penyusutan dilakukan dengan cara:
a. Penjilidan
b. Memusnahkan arsip (dibakar) bila tidak digunakan lagi.
4. Catatan : Arsip - Arsip Organisasi Tidak Boleh dijual
(4). Buku-buku Organisasi
Buku Tamu.
Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang.
Kolom-kolom yang terdiri dari:
1. Hari/tanggal
2. Waktu
3. Nama tamu
4. Alamat asal (rumah/kantor/instansi)
5. Ingin bertemu dengan
6. Tujuan kedatangan
7. Sudah ada perjanjian/belum
8. Paraf tamu
9. Keterangan lain (jika perlu)
Buku Agenda Surat
Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar. Bentuk dan formatnya berbentuk kolom - kolom yang terdiri dari :
1. Nomor (berdasar urutan dalam buku)
1. Nomor Agenda
2. Tanggal
3. Asal Surat (Untuk Surat Masuk)/Tujuan Surat (Untuk Surat Keluar)
4. Nomor Surat
5. Tanggal Surat
6. Hal/Pokok Isi Surat
Buku Sidang
Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh Pimpinan sidang.
Buku Notulen Sidang
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat hasil-hasil rapat/sidang. Kolom yang diperlukan antara lain:
1. Nomor urut
2. Pokok masalah yang dibicarakan
3. Pembahasan secara urut
4. Kesimpulan
5. Catatan/keterangan
Buku Presensi Rapat
Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir Pimpinan dalam setiap rapat/sidang. Sebelum kolom-kolom hendaknya dibuat/ditulis sbb:
Rapat ke :
Acara pokok :
Hari/tanggal :
Kemudian dibuat kolom-kolom yang terdiri dari:
1. Nomor urut
2. Nama Pimpinan (ditulis sebelum rapat dimulai)
3. Data yang dianggap perlu (Jabatan, Alamat, No Telephon dsb)
4. Paraf
Buku Presensi Harian/Piket
Adalah buku daftar hadir harian Pimpinan. Buku ini diisi setiap Pimpinan datang ke kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Kolom yang perlu untuk buku presensi harian :
1. Kolom nomor urut
2. Nama personil Pimpinan
3. Kolom tanggal yang dibuat dari tanggal 1 s.d 31
4. Kolom jumlah hadir pada tiap bulannya
5. Keterangan
Buku Ekspedisi
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Buku ekspedisi dapat digenati dengan lembar tanda terima surat dengan isi/muatan yang sama dengan buku ekspedisi)
Buku ekspedisi memuat kolom-kolom :
1. Nomor urut dalam buku
2. Tujuan
3. Nomor Surat
4. Tanggal Surat
5. Pokok Isi/Hal
6. Jumlah lampiran
7. Kontak Person
8. Tanggal Konfirmasi
9. Nama personal penerima surat
10. Paraf personal penerima surat
Buku Inventaris
Buku Data Base
Adalah buku yang memuat data yang diperlukan organisasi seperti :
1. Data pribadi personal Pimpinan
2. Data Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
3. Data jumlah anggota masing-masing
4. Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
5. Lain-lain yang diperlukan
Buku Catatan Kegiatan
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dibuat setidaknya satu bulan satu kali. Memuat kolom sebagai berikut :
1. Nomor urut
2. Tanggal/hari kegiatan
3. Kegiatan/nama kegiatan
4. Volume kegiatan (Jumlah Peserta, Pihak yang terlibat dsb)
5. Biaya kegiatan
6. Lokasi kegiatan
7. Keterangan
Buku Konsep
Adalah buku yang digunakan untuk membuat konsep-konsep surat yang akan dikirim.
Buku Piket
Buku yang digunakan untuk mencatat tugas-tugas piket.Terdiri dari kolom-kolom:
1. Nomor urut
2. Hari/tanggal/jam
3. Nama personil yang datang
4. Tugas-tugas yang dilakukan
5. Tugas-tugas yang belum dilakukan
6. Pesan-pesan
7. Paraf
Buku Feed Back
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat bukti pengembalian barang-barang yang dikirim.
BAB IV
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
Pasal 7
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan IRM. Termasuk dalam hal ini adalah pendataan anggota, herregistrasi dan pemilikan Kartu Tanda Anggota (KTA).
Pasal 8
Kartu Tanda Anggota
(1). Pembuatan/pengeluaran KTA
1. Kartu Tanda Anggota, baik anggota biasa maupun Pimpinan dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat
Kartu Tanda Anggota didistribusikan melaui Pimpinan Daerah yang bersangkutan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan daerah, maka hal itu diselenggarakan oleh Pimpinan diatasnya.
Khusus untuk Pimpinan Pusat, Wilayah dan Daerah Kartu Tanda Anggota didistribusikan melaui Pimpinan yang bersangkutan.
(2). Prosedur permohonan KTA IRM
Prosedur pemilikan/permohonan KTA diatur sebagai berikut :
1. Mengajukan permohonan kepada Pimpinan Pusat IRM atau Pimpinan Daerah IRM dilerngkapi:
a. Blangko permohonan KTA
b. Pas foto berwarna menghadap ke muka (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar.
c. Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Surat Pengantar dari Pimpinan Daerah IRM.(Untuk Anggota Biasa)
2. Permohonan KTA dapat dilakukan dengan cara:
a. Untuk Anggota biasa, Pimpinan Ranting dan Pimpinan Cabang, dikolektifkan oleh Pimpinan Daerah yang bersangkutan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan daerah, maka hal tersebut diselenggrakan oleh Pimpinan diatasnya.
b. Untuk Pimpinan Pusat, Wilayah dan Daerah dapat mengajukan secara pribadi dengan surat pengantar dari tingkat pimpinan yang bersangkutan atau dapat juga melaui kolektif.
(3). Penyediaan blangko Registrasi Anggota
1. Untuk anggota biasa, Pimpinan Ranting dan Pimpinan Cabang dibuat dan disediakan oleh Pimpinan daerah yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan data base yang diperlukan. Bila suatu daerah belum terdapat pimpinan daerah, maka hal tersebut diserlenggrakan oleh Pimpinan diatasnya.
2. Untuk Pimpinan Pusat, Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Daerah, balngko dibuat oleh tingkat pimpinan yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan data base yang diperlukan.
(4). Buku keanggotaan sementara/harian.
Buku anggota sementara/ harian digunakan sebagai pencatat anggota yang bersifat sementara sebelum diproses lebih lanjut dalam buku induk tetap kolom yang diperlukan antara lain :
1. Nomor urut
2. Nama
3. Asal Daerah (PD.IRM yang bersangkutan)
4. Kolom Chek list pengajuan kartu baru
5. Kolom Chek list pembaharuan kartu
6. Tempat/Tanggal lahir
7. Pendidikan
8. Alamat
9. Keterangan
(5) Buku induk anggota tetap
Buku induk tetap merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain :
1. Nomor Urut
2. Nomor Baku Anggota
3. Nama
4. Asal daerah (PD.IRM yang bersangkutan)
5. Tempat Tanggal lahir
6. Pendidikan
7. Alamat
8. Keterangan
(6) Kartu Tanda Anggota
Adalah tanda bukti bahwa seseorang telah menajadi anggota secara resmi menjadi anggota IRM.
(7) Arsip data anggota
Berkas data permohonan menjadi anggota IRM perlu dipelihara agar tetap baik dan dapat dijadikan dokumen bersejarah bagi organisasi, cara penyimpanan dapat silakukan dengan menjilid berkas - berkas tersebut agar tidak mudah rusak.
(8) Buku mutasi anggota
Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah yang lain diluar wilayah kepemimpinannya . Kolom Yang diperlukan antar lain :
1. Nomor urut
2. Nama
3. Tempat Tanggal lahir
4. Jabatan terakhir (Sebelum Mutasi)
5. Masa jabatan/keanggotaan (Sebelum mutasi)
6. Kota tujuan Mutasi
7. Alamat dan kontak person setelah mutasi
8. Keterangan
(9) Stempel KTA
Untuk stempel KTA diperlukan stempel kecil khusus untuk KTA. Stempel dibubuhkan pada sisi depan dan diusahakan menyentuh foto pemilik kTA . Kartu Tanda Anggota ditandatangani oleh ketua Umum dan Sekretaris Jenderal .
(10) Tambahan
Pemberhentian , skorsing anggota IRM, bila terjadi maka yang bersangkutan diberi keterangan ( nomor surat keputusan )
Pasal 9
Mutasi Pimpinan / Anggota
(1) Mutasi Pimpinan/Anggota
Mutasi Pimpinan / anggota adalah perubahan setatus Pimpinan/anggota baik status maupun status jabatan fungsional
(2) Macam - macam bentuk mutasi adalah :
1. Mutasi Domisili : perubahan status domisili Pimpinan/anggota dari suatu tempat ke tempat yang lain
2. Mutasi jabatan : perubahan status jabatan funsional pada tingkatan Pimpinan.
(3) Prosedur Mutasi
1. Mutasi Domisili
a. Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Ranting/Cabang/ Daerah atau wilayah asal mutasi
b. Pimpinan Ranting/Cabang/ Daerah atau wilayah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pimpinan IRM tujuan mutasi dan diatasnya.
c. Selanjutnya yang besangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IRM tujuan mutasi..
2. Mutasi Jabatan
Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan ditingkatnya kepada Pimpinan diatasnya.
BAB V
LAPORAN ORGANISASI
Pasal 10
Laporan Organisasi
(1) Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang dilaksanakan kepada Pimpinan di atasnya secara berkala.
(2) Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam sidang organisasi.
(3) Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut organisasi atau tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.
(4) Masing - masing tingkat kepemimpian membuat laporan pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum permusyawaratan tertinggi di tiap tingktan. Laporan tersebut setidaknya terdiri dari :
1. Pendahuluan
2. Kondisi Obyektif (memuat tentang kondisi yang menjadi latar belakan atau memberikan pengaruh terhadapa proses yang dilaporkan, baik secara internal maupun eksternal)
3. Keputusan Permusyawaratan terdahulu (Ikhtisar yang menjadi landasan hukum proses yang akan dilaporkan)
4. Konsep Dasar Program (penjelasan tentang kebijakan yang dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan/kekagagalan proses yang dilaporkan)
5. Pelaksanaan Program (Langkah – langkah yang dilakukan untuk melksanakan keputusan dan proses yang dilaporkan serta hal – hal yang tidak dapat dilaksanakan)
6. Problematika yang Dihadapi (berbagai persoalan yang terjadai dalam proses pelaksnaan keputusan/program sebagai evaluasi untuk diantisispasi di masa mendatang)
7. Saran
8. Penutup
BAB VI
ATRIBUT ORGANISASI
Pasal 11
Atribut organisasi IRM merupakan tanda / ciri khusus yang digunakan IRM dan berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku.
Pasal 12
Atribut Ikatan Remaja Muhammadiyah
1. Lambang organisasi Ikatan Remaja Muhammadiyah
2. Stempel/cap organisasi
3. Papan nama organisasi
4. Kartu tanda anggota
5. Bendera
6. Emblim/lencana
Jaket / jas
batik Nasional dan Batik Daerah
Pasal 13
Lambang
Lambang organisasi Ikatan Remaja Muhammadiyah memiliki ciri :
1. Bentuk : Segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi bentuk pena.
2. Ukuran : Satu berbanding dua
3. Warna : Kuning berarti keagungan , ketuhanan putih berarti kesucian, merah berarti keberanian
4. Isi : Ada lima jalur penurun. Tiga besar dan dua jalur kecil , jalur tengah, runcing di bawah berwarna kuning. Lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur kecil berwarna merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua jalur besar berwarna merah dengan lebar ¼ lebar perisai.
Gambar matahari bersinar ( jumlah 12 ) yang terletak ditengah ( sedikit agak keatas) perisai, merupakan lambang Muhammadiyah. Gambar matahari yang berwarna kuning yang menunjukan bahwa IRM adalah keluarga Muhammadiyah. Di tengah bulatan matahari terdapat gambar buku berarti pengetahuan. Atau bisa juga berarti Al-Qur’an yang suci ( putih) . warna hijau menunjukan agar ilmu yang didapatkan dapatt mempertebal iman. Di bawah bulatan matahari terdapat tulisan ayat Qur’an, surat Al Qalam : 1 yang berbunyi “nuun walqalami wamaa yasthuruun” (dalam tulisan arab) Artinya : demi pena apa yang dituliskannya. Tulisan Al-Qur’an tersebut ditulis dengan menggunakan huruf arab, warna hitam dan merupakan semboyan IRM. Huruf IRM berwarna merah dengan kontur hita. Merah berarti berani serta aktif menyampaiakan dakwak islam karena IRM mengemban tugas sebagai pelopor , pelangsung dan penyempurna amal usaha Muhammadiyah.
Pasal 14
Stempel / Cap
Stempel /Cap IRM mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :
1. Bentuk : Oval,tegak lurus vertical
2. Tinta : Biru
3. Ukuran : Garis tengah, tinggi ( panjang) 4,7 cm dan lebar 3,2Tulisan : Di tengah - tengah lingkaran dalam tertera lambang IRM dan diatasnya terdapat kode wilayah bersangkutan . lingkaran luar bagian atas tertulis “ Ikatan Remaja Muhammadiyah “ Lingkaran luar bagian bawah tertulis tingkatan organisasi bersangkutan : misal : Cabang Duren Sawit . Antara tulisan bagian atas ( IRM ) dengan tulisan bawah ( tingkat organisasi) dipisahkan dengan tanda * (bintang )
Pasal 15
Papan Nama
1. Bentuk : Empat persegi panjang, dengan perbandingan 4:3
2. Ukuran maksimum :
a. Tingkat Pusat:Nasional : 200 cm : 150 cm
b. Tingkat Wilayah:Propinsi : 180 cm : 135 cm
c. Tingkat Daerah:Kota/kabupaten : 160 cm : 120 cm
d. Tingkat Cabang:Kacamatan : 140 cm : 105 cm
e. Tingkat Ranting:Kelompok : 120 cm : 90 cm
3. Isi :
a. Lambang organisasi
b. Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup
c. Alamat lengkap organisasi
4. Warna : Warna dasar kuning telur, tulisan berwarna merah.
Pasal 16
Kartu Tanda Anggota
1. Bentuk : Empat persegi panjang
2. Ukuran : Panjang 9 cm dan lebar 6 cm
3. Warna : Dasar kuning muda, dengan tulisan hitam
4. Isi :
a. Muka Depan ;
- Lambang IRM di sebelah kiri atas.
- Sebelah atas tertera maksud dan tujuan IRM
- Di sebelah bawah agak ke kiri nama dan nomor baku anggota pemilik KTA dengan cetakan agak tebal
- Di sebelah kiri agak ke bawah ditempel pas foto ukuran 2x3 cm anggota yang bersangkutan.
- Batas berlakunya KTA
b. Belakang
- Di tengah bagian atas terdapa ulisan Karu anda Anggoa.
- Data pribadi anggota bersangkutan : Nama, tempat dan tanggal lahir, Nomor Baku Anggota, jabatan, Wilayah, Pendidikan dan alamat.
- tanda tangan ketua Umum dan Sekretrasi Jenderal berikut nama dan Nomor baku Anggota yang bersangkutan.
c. Di kedua muka (depan dan belakang) KTA dianjurkan ada tulisan Ikatan Remaja Muhammadiyah secara transparan (bayang-bayang).
Pasal 17
Bendera
1. Bentuk : Empat persegi panjang
2. Ukuran : Bendera : 120 cm x 90 cm, Lambang : 25 cm x 40 cm
3. Warna : Warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai dengan ketentuan.
4. Jarak tulisan : dari tepi kanan dan kiri : 10 cm
dari tepi atas bawah : 5 cm
dari lambang : 5 cm
5. Isi :
a. Lambang yang terletak di tengah-tengah
b. Tulisan “IKATAN REMAJA MUHAMMADIYAH” Di atas lambang
Pasal 18
Emblim (lencana) dan Bagde
(1). Emblim (lencana) adalah lambang Ikatan Remaja Muhammaediyah yang berbentuk sedemikian rupa, dengan ukuran garis tengah : tinggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam
(2). Bentuk Emblim, di tengah-tengahnya lambang IRM, dilingkari tulisan Ikatan Remaja Muhammadiyah, atau keluarga besar Ikatan Remaja Muhammadiyah dan pinggirnya diberi garis berwarna hitam.
(3). Bagde adalah lambang Ikatan Remaja Muhammadiyah yang berbentuk empat persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain : tinggi 12 cm dan lebar 8 cm dengan warna dasar kuning. Di tengah-tengah tertera gambar lambang IRM dengan ukuran tinggi 10 cm dan lbar 5,5 cm. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.
Pasal 19
Jas IRM
1. Pengertian : Adalah jas khas IRM yang berlaku bagi seluruh anggota dan Pimpinan IRM.
2. Warna jas : Kuning (seperti warna kuning pada bendera IRM)
3. Model : Berbentuk jas dengan
a. Krah : Terbuka
b. Bagian bawah : Setengah lingkaran
c. Bentuk saku : Luar tanpa tutup di bawah, kanan kiri.
d. Bentuk belakang: Tengah terbelah bawah.
4. Jenis kain : bahan celana
5. Bentuk Bagde : Bentuk lingkaran dengan bordir
6. Setelan bawah : Celana warna coklat tua
7. Pemakaian : Pada waktu acara resmi.
Pasal 20
Batik Nasional dan Batik Daerah
1. Pimpinan Pusat mengeluarkan batik untuk Irmawan dan Irmawati yang berlaku secara nasional dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Pusat.
2. Pimpinan Wilayah dapat mengeluarkan batik khas daerah yang berlaku untuk wilayahnya dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Wilayah yang bersangkutan dan dapat menjadi identitas wilayahnya masing – masing.
3. Batik Nasional dan Batik daerah dapat dipakai pada acara – acara aktifitas atau kegiatan IRM baik formal maupin semi formal dan atau menghadiri undangan – undangan dari organisasi lain seperti Diskusi, perjamuan dsb.
BAB VII
ADMINISTRASI KEUANGAN
Pedoman tentang administrasi keuangan dibuat dan disusun secara khusus dan tersendiri dalam Pedoman Adminsitrasi keuangan yang dibuat oleh Pimpinan Pusat Ikatan Remaja Muhammadiyah
BAB VIII
PENUTUP
(1). Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditentukan kemudian oleh Pimpinan Pusat.
(2). Pedoman ini berlaku setelah ditanfidzkan oleh Pimpinan Pusat Ikatan Remaja Muhammadiyah.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar